Langsung ke konten utama

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word (Step-by-step)

Mail merge mempermudah kita dalam pembuatan surat dengan jumlah penerima atau tujuan yang banyak. Penggunaan daftar undangan di mail merge mempermudah dan mempercepat kita dalam memperbaharui surat tanpa harus membaca suratnya satu persatu. Berikut ini merupakan proses pembuatan mail merge dan untuk memperjelasnya saya sertakan juga dengan gambar setiap langkah.
  1. Untuk pembuatan mail merge pertama-tama kita buka dan mempersiapkan surat yang akan kita kirim. Bentuk surat tersebut seperti surat yang biasa kita gunakan. Misalkan kita akan membuatnya dengan menggunakan bentuk alamat surat yang telah kita buat sebelumnya.
  2. Kemudian klik ribbon Mailings
  3. Lalu klik tombol Start Mail Merge
  4. pilih item Step by Step Mail Merge Wizard

    5. Gambar: Memulai mail merge di microsoft Word

  5. Selanjutnya pada bagian kanan akan muncul panel Mail Merge
  6. Pilih opsi Letter, karena kita akan mengirim surat.
  7. Lalu klik Next: Starting Document

    8. Gambar: Memilih jenis dokumen mail merge di microsoft Word

  8. Selanjutnya pilih Use Current Document, karena kita sudah membuka dokumen / surat yang akan kita buat mail merge nya.
  9. Lalu klik Next: Select Recepients

    10. Gambar: Memilih Surat yang akan digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  10. Pilih item Type a New List untuk membuat daftar baru para undangan atau penerima / tujuan surat
  11. Lalu klik Create

    12. Gambar: Membuat daftar penerima undangan / tujuan di mail merge microsoft Word

  12. Pada dialog New Address List ketikkan data para penerima undangan / tujuan surat.
    • Tekan tombol keyboard TAB untuk berpindah antar kolom
    • Klik tombol New Entry untuk memasukkan data penerima undangan yang baru
    • Klik Delete Entry untuk menghapus sebuah data penerima undangan
    • Gunakan tombol Customize Columns untuk mengatur kolom yang akan ditampilkan
  13. Setelah selesai memasukkan data penerima undangan klik tombol OK

    14. Gambar: Memasukkan data penerima undangan mail merge di microsoft Word

  14. Anda selanjutnya akan diminta untuk menyimpan daftar penerima undangan tadi
  15. Simpan data daftar penerima undangan/tujuan surat tersebut, sebaiknya di folder tempat anda biasa menyimpan dokumen

    16. Gambar: Menyimpan data undangan mail merge di microsoft Word

  16. Bila ada item / daftar undangan yang tidak ingin anda undang, hilangkan tanda checklist yang berkenaan
  17. Selanjutnya klik tombol OK

    18. Gambar: Memilih record data yang digunakan mail merge di microsoft Word

  18. Langkah selanjutnya memasukkan field data ke dalam dokumen surat kita
    • Bila masih ada ketikan nama perusahaan blok teks tersebut atau Letakkan kursor di tempat Kepada Yth
    • Klik ribbon mailings
    • Klik tombol Insert Merge Field
    • Pilih item Company Name

    19. Gambar: Menyisipkan field yang digunakan dalam mail merge di microsoft Word

  19. Letakkan kursor di baris dibawahnya,
  20. Lakukan kembali untuk menyisipkan field Address Line1 dan field City

    21. Gambar: Menggunakan field yang dibutuhkan dalam mail merge di microsoft Word

  21. Bila tidak ada tambahan daftar undangan lagi, selanjutnya klik Next: Preview your Letter

    22. Gambar: Melanjutkan dengan preview surat mail merge di microsoft Word

  22. Klik tombol << dan >> untuk berpindah antar record dan melihat preview tampilan data yang ada di dalam daftar undangan.
  23. Klik tombol Exclude this recipient bila ada record data yang sedang ditampilkan berisikan nama/perusahaan yang tidak diundang
  24. Selanjutnya klik Next : Complete the merge

    25. Gambar: Melakukan preview surat mail merge di microsoft Word

  25. Menyelesaikan proses mail merge:
    • Klik tombol Print untuk mencetak dokumen mail merge langsung ke printer, atau
    • Klik tombol Edit Individual Letters untuk membuat sebuah file dokumen berisikan surat dengan nama penerima yang ada di daftar undangan / tujuan surat

    26. Gambar: Memilih destinasi surat mail merge di microsoft Word

  26. Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK
  27. Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda

    28. Gambar: Memilih record data yang akan digunakan dalam mail merge ke dokumen baru di microsoft Word

  28. Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak.
    • Pilih All untuk mencetak semua record
    • Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan
    • Atau pilih From … To … yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak
    • Lalu klik tombol OK

    29. Gambar: Memilih record data mail merge yang akan dicetak

  29. Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen
  30. Lalu klik tombol OK

Gambar: Mencetak dokumen surat mail merge di microsoft Word

Tips Cara Membuat Mail Merge (Step-by-step)

Proses pembuatan mail merge termasuk yang cukup rumit. tetapi dengan mencoba, berlatih dan berusaha anda akan dapat membuatnya sendiri tanpa perlu melihat panduan lagi.
Label:

Komentar

Posting Komentar

SPAM akan dihapus.

Post Terkait

Memuat...

Tidak ketemu? Coba cari..

Postingan populer dari blog ini

Cara Menghitung Skala Peta, Luas Dan Jarak Sebenarnya

Skala adalah ukuran yang dipakai untuk mengukur perbandingan ukuran sesuatu gambar atau model dengan ukuran sebenarnya. Pembahasan mengenai skala pada artikel ini terbagi atas: Pengertian Skala Skala Angka pada Peta Menghitung jarak sebenarnya Menghitung luas Pada Peta Membuat Skala Peta Skala Batang pada Peta Contoh Penggunaan Skala pada Peta Google Map Pengertian Skala Definisi skala peta adalah jarak atau ukuran sebenarnya (yang asli) dianggap sama dalam suatu ukuran pembanding yang biasanya lebih kecil. Skala biasanya berupa angka perbandingan atau juga dapat berupa garis atau titik tanda yang berderet-deret yang sama jarak antaranya. Salah satu penggunaan skala yang paling penting dan paling sering adalah skala dalam gambar peta. Dengan menggunakan skala angka pengukuran jarak atau panjang yang ada di dalam peta akan dapat diperoleh dengan lebih presisi/tepat sesuai dengan ukuran skala. Ada dua jenis skala yang biasanya digunakan pada peta, yakni skal...
4 komentar
baca lebih lanjut »

Cara Ambil dan Menghilangkan Huruf/Karakter dari Teks di Excel

Mengambil dan Menghapus sebagian teks di Microsoft Excel - Saat bekerja tidak jarang kita memiliki data yang “berlebihan”. Maksudnya, kita hanya ingin sebagian dari data tersebut yang akan kita pakai sedangkan sisa yang lainnya di buang. Misalkan kita memiliki kolom yang berisi tempat dan tanggal lahir, data yang kita inginkan hanya tempat lahir saja, atau mungkin tanggal lahir saja. Bila data hanya berisi satu atau dua tentu tidak menjadi masalah. Problem timbul ketika bagian data yang harus dibuang ternyata ada puluhan, ratusan atau mungkin ribuan. Pada kesempatan yang lalu saya telah memberitahukan bagaimana cara mengambil sebagian teks dari microsoft excel. Ilmu tersebut sangat berguna dan menjadi dasar untuk postingan kali ini. Hal yang paling dasar adalah sebelum memulai menghilangkan huruf/karakter teks, anda harus benar-benar mengenal format data yang anda miliki.   1. Hanya mengambil karakter/huruf pada awal data. Untuk mengambil beberapa karakter/huruf pada awal teks d...
20 komentar
baca lebih lanjut »

Cara Membuat Dua Baris Ketikan Dalam Satu Sel Ms Excel

Umumnya sebuah sel di microsoft excel terdiri atas satu baris saja. Apabila baris ketikan yang kita miliki panjang dan melebihi lebar sel maka kita bisa membuat ketikan tersebut dilanjutkan pada baris berikutnya dalam sel yang sama dengan menggunakan wrap text. Selanjutnya kita bisa membuat baris baris kedua, ketiga dan berikutnya dengan memanfaatkan sel yang ada dibawahnya. Sebenarnya bila kita ingin, kita bisa membuat sebuah sel di microsoft excel memiliki dua baris atau lebih, tanpa harus mengunakan beberapa sel. Kuncinya adalah bila kita ingin membuat baris baru, tombol yang kita tekan adalah ALT+ENTER . Untuk lebih jelasnya lihat contoh berikut. Ketik baris pertama pada sebuah sel Pada akhir baris pertama, tekan tombol ALT+ENTER Selanjutnya ketik baris kedua, dan pada akhir baris tekan kembali tombol ALT+ENTER untuk membuat baris ketiga Ulangi lagi untuk baris ketiga dan seterusnya Bila ketikan untuk sel tersebut telah selesai, tekan tombol ENTER Bila ketikan a...
41 komentar
baca lebih lanjut »

Cara Menghitung Persentase Bunga

Rumus persentase bunga- Saat kita meminjam ke Bank akan dikenakan bunga. Saat kita menabung baik dalam bentuk tabungan maupun deposito di Bank kita juga akan menerima bunga. Demikian juga dengan cicilan kartu kredit, dan masih banyak lagi. Semua perhitungan dianggap lebih mudah dengan menggunakan mekanisme bunga. Pada dasarnya, untuk mengetahui besaran persentase bunga dari tabungan / pinjaman, kita dapat membandingkan angka modal awal dan Total akhir. Rumus menghitung persentase bunga secara sederhana adalah : Bunga = (Total – Modal) / Modal x 100% dimana Bunga adalah besaran persentase bunga yang dicari Total adalah nilai akhir atau total Modal adalah nilai awal atau modal awal   Rumus menghitung Persentase Bunga
11 komentar
baca lebih lanjut »

Sin Cos Tan Sudut Istimewa: 30, 45 dan 60 derajat

Sinus cosinus tangen atau sering disingkat dengan sin cos tan adalah bagian dari ilmu trigonometri. Trigonometri adalah sebuah cabang ilmu matematika yang mempelajari hubungan perbandingan panjang sisi dengan sudut segitiga dimana perbandingan tersebut biasanya disebut dengan sinus, cosinus dan tangen. Pada awalnya, trigonometri digunakan untuk mempelajari astronomi. Tapi kini sesuai dengan perkembangan jaman, penggunaan trigonometri meluas ke berbagai penggunaan, seperti teknik sipil / bangunan, arsitektur, desain grafis, mekanik permesinan, dan masih banyak lagi. Tiga macam perbandingan yang sering dipakai dalam trigonometri yakni sinus, cosinus dan tangen. Ketiga perbandingan tersebut masing-masing memiliki kebalikan/invers yakni cosecan (=1/sinus), secan (=1/cosinus) dan cotangen (=1/tangen). Sebagai contoh sedikit, bila sebuah sudut memiliki nilai sinus ½ maka nilai cosecan nya adalah 2/1. Untuk mempermudah dalam mempelajari trigonemetri maka bahasan trigonometri ak...
Posting Komentar
baca lebih lanjut »